El software indicado hace más eficientes los procesos y optimiza los tiempos de las empresas

El software indicado hace más eficientes los procesos y optimiza los tiempos de las empresas

La integración de toda la información de una compañía es esencial a la hora de generar reportes completos y tomar buenas decisiones que mejoren los costos de operación.

En Colombia, cada vez son más las empresas que deciden apostarle al cambio y a la apertura tecnológica para mejorar sus procesos operativos y de administración. Con el software adecuado, las compañías pueden reducir, por ejemplo, el tiempo que toma el procesamiento de una nómina de casi un millar de empleados, de una semana de trabajo a tan solo un par de horas.

Una de las bondades que tiene la elección de un software eficiente, es el de generar reportes a los organismos gubernamentales, cuando se opta por alternativas de digitalizar la información se disminuye el tiempo que se gasta realizando la generación de estos documentos hasta en un 80%. Con él, también se pueden mejorar notablemente los tiempos en los que se procesan las facturas de ventas para empresas de productos para mercados masivos, pasando de un promedio de seis horas a tan solo cinco minutos.

Según Jorge Arévalo, director de Consultoría ERP Colombia de Softland, grupo tecnológico con 35 años de experiencia ofreciendo soluciones de software de gestión ERP y de recursos humanos en Latinoamérica, señala que ya son cerca de un centenar de compañías las que han visto la necesidad de sofisticar sus procesos contables y de facturación por medio de Softland ERP.

“Una empresa requiere un software cuando nota que está perdiendo oportunidades y dinero, al constatar que su manejo de información no es adecuado. Eso es visible cuando los procesos tienden a volverse repetitivos, desgastan al personal y también implica que haya demasiadas personas para verificar el desempeño de los procesos entre sí, esas son señales claras de que la compañía necesita modernizarse”, comentó Arévalo.

Para el experto, que ha asesorado empresas en Argentina, Chile, Costa Rica, El Salvador, España, Honduras, Guatemala, México, Panamá, Perú y República Dominicana, el primer desafío es tener el deseo de cambio. La mayoría de compañías que son tradicionales, tienen tanta aversión a la transformación que esto no les deja ver las ventajas que le puede traer un software y la tecnología en general.

Uno de los principales mitos que se deben eliminar a la hora de apostarle al cambio tecnológico es el de que la instalación de un software implicaría desplazar o eliminar personal.

“Esa es una de las grandes mentiras que hay que aclarar. Hasta ahora no se ha visto que salgan empleados por eso. Al contrario, como les ayudamos a organizar todo, por ejemplo, hemos visto casos de líderes que incluyen una nueva línea de trabajo en la compañía porque tienen todo más organizado y un panorama claro de gastos, finanzas y operaciones”, expresó Arévalo.

Además, el ejecutivo señaló que el activo más valioso de las compañías son las personas, por lo que las decisiones que faciliten su administración deben abarcar mucho más que el registro de conceptos en una hoja de cálculo. Por eso indica que sistemas integrados como los ERP hacen fácil y práctico el manejo y la toma de decisiones en las empresas.

Arévalo resaltó que, para que el proyecto sea efectivo, se requiere de la participación y disposición de todo el personal de la empresa, desde la gerencia y los usuarios finales con el apoyo de los departamentos de recursos humanos.

Para finalizar, y en concordancia con el cuidado del medio ambiente, además de la reducción de costos que estas decisiones implican, quienes se la jueguen por la revolución tecnológica pueden reducir hasta en un 90% el uso de papel para reportes y procesos.